5 tips pour optimiser la communication et l’organisation de votre battle de danse ou de rap

Vous organisez une battle de danse ou de rap et vous avez envie de mettre toutes les chances de votre côté pour réussir ? Cet article vous conseille 5 tips qui ont fait leurs preuves et vous donne des clés pour optimiser la communication et l’organisation de votre battle. 

Sommaire

  1. Bien définir sa jauge et trouver son public
  2. Mettre en place une billetterie tout-en-un
  3. Contrôler les accès à votre battle
  4. Conserver vos données de billetterie
  5. Communiquer pour vos prochains événements
 
 

1. Bien définir sa jauge et trouver son public

Avant de se lancer tête baissée dans l’organisation de votre battle de danse ou de rap, réfléchissez bien à tout ce qui concerne votre public. D’abord, le choix du lieu se fera en fonction du nombre de personnes que vous êtes capables d’attirer. Afin d’atteindre le pourcentage le plus élevé de votre jauge, votre événement doit être attractif pour votre coeur de cible. Estimez donc du mieux possible le pouvoir de communication et d’attraction de votre événement.

Posez-vous un maximum de questions, dont les suivantes :

  • À qui s’adresse mon événement ?
  • Ce type de public vit-il autour de mon lieu ? Peut-il y accéder facilement en voiture, en transports en commun, à pied ?
  • Ma communauté, mes abonnés sur les réseaux sociaux, sont-ils attirés par le type d’événement que j’organise ? Attention, ce n’est pas parce que vous avez 𝒙 abonnés sur Instagram qu’ils vont tous venir à votre battle.
  • Quelle est la jauge du lieu choisi ? Quelle communication effectuent les organisateurs louant habituellement ce lieu pour le remplir ?
  • Mon public a-t-il l’habitude de venir dans ce type de lieux ?
  • Une battle similaire a-t-elle lieu en même temps, juste avant ou après ma battle ? 
  • Déterminez si cela est une opportunité ou un risque pour vous.
  • Etc.

Ensuite, déterminez les canaux de communication les plus efficaces pour votre événement : relation presse, emailing, réseaux sociaux, affichage. Il n’y a pas de solution miracle. Cherchez les plus efficaces et visez la rentabilité. Si vos moyens financiers sont modestes, ne vous dispersez pas et ciblez juste plutôt que large.

 

 

2. Conserver toutes vos données de billetterie

Toutes les données qui passent par votre billetterie sont ultra précieuses, c’est une mine d’or pour préparer vos futurs événements. Elles vous permettent de mieux connaître vos participants et ainsi d’améliorer énormément votre proposition, votre communication, vos services, etc. Vous n’en savez jamais assez sur votre public, et votre la billetterie est une porte d’entrée pour tout un tas d’informations : nom, prénom, genre, âge, email, situation géographique, CSP, centre d’intérêts, etc…

Encore mieux, centralisez ces informations grâce un outil d’emailing et marketing relié directement à votre billetterie, tel que WeezTarget — relié à la solution de billetterie tout-en-un de Weezevent. Ces informations sont synchronisées en temps réel dans votre CRM et vous pouvez segmenter votre public selon vos envies : participants aux ateliers, spectateurs de concerts, jeunes publics, parents, etc.

3. Mettre en place une billetterie en ligne tout-en-un

En parallèle de votre communication, mettez en place une billetterie tout en un (ou une page d’inscription si votre événement est gratuit). Cela vous offre de multiples avantages :

  • Vendre des billets en ligne en amont de votre battle ;
  • S’assurer en toute sécurité d’un minimum de recettes ;
  • Collecter des paiements avant même votre événement ;
  • Suivre en temps réel le nombre de billets vendus ;
  • Mesurer l’efficacité de votre communication et la rééquilibrer si besoin ;
  • Recueillir des informations sur vos participants — email, âge, provenance géographique, etc. ;
  • Programmer des séances pour les ateliers, concerts et différentes parties de votre battle.

4. Contrôler les accès à votre battle

Une fois que votre billetterie en ligne est mise en place, votre contrôle d’accès se fait en toute simplicité. Vous pouvez scanner les e-billets de chaque participant avec un téléphone portable équipé d’une application dédiée ou avec des terminaux professionnels si votre battle reçoit un nombre important de personnes. 

Ainsi, vous pouvez suivre l’évolution de votre événement de manière professionnelle sans effort et de respecter les mesures de limitation de jauges. Vous découvrez en temps réel :

  • Le nombre de spectateurs entrés dans votre battle ;
  • Le nombre de détenteurs de billets qu’il reste à venir ;
  • Le pourcentage de votre jauge atteint ;
  • La quantité potentielle de ventes sur place possible à effectuer.

5. Communiquer pour vos prochains événements

Utiliser une billetterie en ligne tout-en-un complétée par un outil d’emailing et marketing dédié aux organisateurs d’événements vous permet de communiquer auprès de différents publics après votre événement. Vous pouvez par exemple adapter votre message selon ce que vous voulez dire aux personnes qui sont venus ou aux détenteurs de billets qui n’ont pas participé. Segmentez vos groupes selon vos envies et ciblez ainsi vos messages marketing.

Le temps de la communication et de l’organisation d’événements à l’aveugle est révolu. Prenez le contrôle sur les informations de votre événement et communiquez aux bonnes personnes et aux bons moments.

 

Geoffrey Quillaud

Content Manager
Weezevent

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